Załącznik nr 1 do zarządzenia  24/2018

Dyrektora Żłobka Miejskiego w Chorzowie

Regulamin zapisów elektronicznych do Żłobka Miejskiego w Chorzowie

• 1. DEFINICJE

Terminy użyte w Regulaminie oznaczają:

1. System elektronicznego naboru - platforma elektroniczna wspomagająca procedurę zapisu dziecka do Żłobka Miejskiego, umożliwiająca składanie wniosków w trybie całorocznym, porządkująca jednocześnie składane wnioski w oparciu o ustalone, zgodnie ze statutem Żłobka Miejskiego w Chorzowie, kryteria, stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu, a także o datę złożenia wniosku.
2. Wniosek - dokument sporządzony w formie elektronicznej, składany za pomocą systemu elektronicznego naboru przez rodzica/opiekuna prawnego, zawierający:
3. a) imię, nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL dziecka,
4. b) imiona i nazwiska oraz numer PESEL rodziców a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL (osoby nie posiadające polskiego obywatelstwa) – daty urodzenia,
5. c) adres miejsca zamieszkania rodziców i dziecka,
6. d) adres do korespondencji (jeśli jest inny niż adres zamieszkania),
7. e) miejsce pracy rodziców lub miejsce pobierania nauki w szkole lub szkole wyższej przez rodziców - o ile pracują lub pobierają naukę,
8. f) dane kontaktowe rodziców/opiekuna prawnego dziecka (telefon stacjonarny, telefon komórkowy, adres poczty elektronicznej - e-mail),
9. g) wypełnioną tabelę kryteriów punktowych,
10. i) zgodę na przetwarzanie przez Żłobek danych, o których mowa we wniosku wyłącznie w związku z rekrutacją oraz w zakresie i w celu zapewnienia dziecku prawidłowej opieki,
11. j) oświadczenie o prawdziwości i zgodności ze stanem rzeczywistym danych zawartych we wniosku, pod rygorem usunięcia wniosku z systemu elektronicznego naboru.
12. Żłobek - Żłobek Miejski wraz z Filią Żłobka Miejskiego w Chorzowie z siedzibą główną przy ul. Pocztowej 3, działający na podstawie statutu uchwalonego Uchwałą Rady Miasta Chorzów Nr XLVIII/944/14 z dnia 28 sierpnia 2014 roku w sprawie ustalenia statutu Żłobka Miejskiego w Chorzowie z późniejszymi zmianami oraz regulaminu organizacyjnego. Jednocześnie Administrator – danych osobowych.
13. Dyrektor - osoba kierująca i zarządzająca Żłobkiem, zatrudniana przez Prezydenta Miasta Chorzów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
14. Rodzic - oznacza również opiekuna prawnego dziecka
15. Administracja Żłobka – oznacza, stosownie do jednej z dwóch lokalizacji, biuro znajdujące się w pod adresem:
16. a) ul. Pocztowa 3 w Chorzowie – Siedziba Główna – Centrum

lub

1. b) ul. J. Kochanowskiego 18 w Chorzowie, Budynek Przedszkola Nr 8 I piętro – Fila Żłobka - Batory

• 2. PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKÓW I PRZYJĘCIA DZIECKA DO ŻŁOBKA

1. Wniosek może zostać złożony wyłącznie w imieniu dziecka posiadającego nadany nr PESEL. Rodzice dzieci nie posiadających polskiego obywatelstwa, którym nie nadano numeru PESEL, składają wniosek elektronicznie, za pomocą pracownika administracji Żłobka w trybie przewidzianym w § 2 ust. 5.
2. Wnioski składane są do wybranej lokalizacji Żłobka. Przeniesienie wniosku z jednej lokalizacji do drugiej może nastąpić jednokrotnie, wyłącznie na pisemną prośbę składającego wniosek. Zmiany dokonuje administrator danych.
3. Przed wypełnieniem wniosku Rodzic składa oświadczenie, że zapoznał się ze Statutem Żłobka Miejskiego w Chorzowie oraz przepisami niniejszego regulaminu i w całości je akceptuje.
4. Przystępując do zapisania dziecka w systemie Rodzic wyraża zgodę na przetwarzanie podanych danych osobowych w procesie rekrutacji do Żłobka Miejskiego w Chorzowie.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z  art. 13 ust.1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 przekazuje się następujące informację:

1. Administratorem przedstawionych danych osobowych jest Żłobek Miejski w Chorzowie, ul. Pocztowa 3, 41-500 Chorzów, telefon: (32) 241 37 68
2. Inspektorem ochrony danych w Żłobku Miejskim w Chorzowie jest  Pan Jakub Żydek – zydek.j@opschorzow.pl
3. Przedstawione dane osobowe przetwarzane są w celu rekrutacji na wolne miejsca w Żłobku Miejskim wraz z Filią Żłobka Miejskiego w Chorzowie na podstawie obowiązujących przepisów prawa w celu realizacji zadań w interesie publicznym wynikających z ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dzieckiem do lat 3 ( tekst jednolity  U. 2021 poz. 75 z późniejszymi zmianami) oraz Statutu Żłobka Miejskiego w Chorzowie uchwalony  Uchwałą Nr XLVIII/944/14 Rady Miasta Chorzów.
4. Przedstawione dane osobowe nie będą udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych za wyjątkiem przypadków, kiedy zasadność udostępniania wynika z przepisów prawa. Dane mogą być jednak przekazywane innym podmiotom zapewniającym obsługę administracyjną, techniczną i informatyczną, lub realizującym inne zadania na zlecenie Administratora. Przekazanie danych realizowane będzie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania, a podmioty przetwarzające mogą je przetwarzać jedynie na polecenie Administratora, co należy rozumieć w ten sposób, że nie są uprawnione do przetwarzania tych danych we własnych celach.
5. Przedstawione dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt c, lecz nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji. 
6. Rodzic posiada prawo do: dostępu do treści udostępnionych przez siebie danych i ich poprawiania , sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody na przetwarzanie.
7. Rodzicowi przysługuje prawo wniesienia skargi do  Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna że przetwarzanie jego danych osobowych jest niezgodne z prawem.
8. Decyzje dotyczące przeprowadzenia oraz rozstrzygnięcia procesu rekrutacji nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
9. Podanie danych osobowych jest warunkiem uczestniczenia w procesie rekrutacji do żłobka. Rodzic jest zobowiązany do podania danych określonych w systemie elektronicznych zapisów, a konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości uczestniczenia w procesie rekrutacji do Żłobka Miejskiego w Chorzowie.
10. Wnioski składane są wyłącznie za pomocą Systemu elektronicznych zapisów do Żłobka Miejskiego w Chorzowie. W przypadku braku odpowiednich urządzeń, pozwalających na uzyskanie dostępu do sieci Internet oraz ze względu na sytuację wskazaną w § 2 ust. 1, dopuszcza się możliwość złożenia wniosku w administracji Żłobka. W takim przypadku wniosek jest wprowadzany do systemu elektronicznego naboru przez upoważnionego pracownika Żłobka w obecności Rodzica. Potwierdzeniem złożenia wniosku jest wydruk, formularza wniosku z wypełnionymi danymi, w dwóch egzemplarzach, na których Rodzic składa podpis. We wniosku podaje się adres elektronicznej poczty Żłobka.
11. Na potwierdzenie złożenia wniosku, system elektronicznego naboru wysyła wiadomość email z linkiem weryfikacyjnym na podany we wniosku adres poczty elektronicznej, który należy potwierdzić celem zakończenia pierwszego etapu procedury rejestracyjnej. Wniosek otrzymuje wtedy status „NIEZWERYFIKOWANY E-MAIL" Brak potwierdzenia linku weryfikacyjnego w terminie do 7 dni kalendarzowych od daty wprowadzenia danych jest jednoznaczny z nieprawidłowym przeprowadzeniem procesu rejestracyjnego, co w konsekwencji skutkuje usunięciem wniosku z systemu elektronicznego naboru. W przypadku opisanym w § 2 ust. 5 link aktywacyjny potwierdza upoważniony pracownik Żłobka.
12. Po otrzymaniu potwierdzenia – zweryfikowanie wiadomości e – mail wniosek otrzymuje status: "AKTYWNY" i zostaje zakwalifikowany do systemu elektronicznego naboru.
13. Po złożeniu wniosku, system elektronicznego naboru automatycznie dokonuje przyporządkowania wniosku do właściwej lokalizacji żłobka, określając jednocześnie pozycję, na której został zakwalifikowany dany wniosek.
14. Po wprowadzaniu numeru PESEL dziecka i unikalnego hasła zabezpieczającego, Rodzic, może na bieżąco śledzić pozycję dziecka na liście oczekujących. W przypadku utraty (zapomnienia) hasła, system elektronicznego naboru umożliwia odzyskanie hasła po wprowadzeniu numeru PESEL dziecka oraz podaniu adresu e-mail, na który zostanie przesłany link umożliwiający ponowne wygenerowanie hasła i zalogowanie się do systemu.
15. Rodzic przyjmuje do wiadomości konieczność potwierdzania (aktualizacji) wniosku w sposób i w trybie określonym przez administratora systemu elektronicznego naboru:

1)  W przypadku gdy wniosek został złożony za pomocą adresu e – mail wskazanego przez rodzica:

1. a) System nie częściej niż co trzy miesiące (licząc od zakończenia miesiąca, w którym został złożony wniosek) może losowo wysłać wiadomość e-mail z linkiem aktualizacyjnym na adres poczty elektronicznej, podany we wniosku. Rodzic zobowiązany jest potwierdzić wniosek za pośrednictwem linka aktualizacyjnego oraz ewentualnie uaktualnić podane w nim dane,
2. b) Jeśli w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty wysłania wiadomości e-mail wniosek nie zostanie potwierdzony w sposób opisany w ust. 10 pkt.1) a) – e – mail zostaje wysłany ponownie, a wniosek otrzymuje status „ZABLOKOWANY",
3. c) W przypadku braku potwierdzenia „zablokowanego" wniosku ze strony rodzica w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia wysłania drugiej wiadomości e-mail, wniosek zostanie usunięty z systemu elektronicznego naboru;

2) W przypadku, gdy wniosek został złożony za pomocą adresu e-mail administracji Żłobka :

1. a) System wysyła wiadomość e-mail z linkiem aktualizacyjnym na adres poczty elektronicznej, podany we wniosku, a upoważniony pracownik administracji Żłobka zobowiązany jest - na podstawie rozmowy telefonicznej lub spotkania z rodzicem - potwierdzić wniosek za pośrednictwem linka aktualizacyjnego oraz ewentualnie uaktualnić podane w nim dane,
2. b) Jeśli w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia wysłania wiadomości e-mail wniosek nie zostanie potwierdzony w sposób opisany w ust. 10 pkt.2) a) - ze względu na udokumentowany, minimum 2-krotny brak możliwości skontaktowania się z rodzicem (podanie nieprawidłowego numeru telefonu kontaktowego, brak odbioru telefonu) - wiadomość email zostaje wysłana ponownie, a wniosek otrzymuje status „ZABLOKOWANY",
3. c) W przypadku braku potwierdzenia „zablokowanego" wniosku w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia wysłania drugiej wiadomości e-mail, wniosek zostanie usunięty z systemu elektronicznego naboru. Zapis w ust. 10 pkt.2) b) w części dotyczącej kontaktu z rodzicem stosuje się odpowiednio.
4. Dyrektor lub upoważniony pracownik zobowiązany jest do niezwłocznego nie później jednak niż w ciągu 10 dni kalendarzowych od dnia w którym nastąpiło zwolnienie miejsca do podjęcia działań, wraz z propozycją przyjęcia dzieci według kolejności wynikającej z listy oczekujących, z uwzględnieniem wieku dziecka oraz kwalifikacji do określonej grupy wiekowej.
5. Dyrektor lub upoważniony pracownik informuje rodziców o terminie przyjęcia dziecka wraz z podaniem stosownej informacji praktycznej dot. sposobu przyjęcia dziecka (np. procedury przyjęcia, wymaganej dokumentacji o której mowa w ust. 14. itp.). Informacja ta jest przekazywana rodzicom albo w formie telefonicznej (w takim przypadku Dyrektor lub upoważniony pracownik zobowiązany jest do sporządzenia notatki zgodnie z procedurą przyjęcia do Żłobka Miejskiego w Chorzowie) albo w formie elektronicznej (wiadomość e-mail).
6. W przypadku gdy rodzic, bez podania przyczyny, nie zgłosi się do żłobka w maksymalnie dwukrotnie wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni roboczych każdy (po powiadomieniu zgodnie z § 2 ust.12.) Dyrektor lub upoważniony pracownik niezwłocznie usuwa wniosek z systemu elektronicznego naboru oraz wdraża procedury opisane w § 2 ust. 11 i następnych w celu przyjęcia kolejnego dziecka.
7. W przypadku zakwalifikowania dziecka do opieki żłobkowej:
8. a) Rodzic dostarcza do Żłobka wydrukowany i podpisany przez oboje rodziców (lub jedno w przypadku samotnego rodzicielstwa), wniosek złożony w Systemie.
9. b) Dyrektor w ramach weryfikacji prawidłowości oraz zgodności podanych danych ze stanem faktycznym, przed podpisaniem umowy może zażądać od rodzica przedstawienia potwierdzenia (w formie oświadczenia lub zaświadczenia) spełnienia zaznaczonych we wniosku kryteriów, dotyczących:

- miejsca zamieszkania,

- zatrudnienia (zaświadczenia ze wskazaniem czasookresu zatrudnienia),

- statusu rodziny wielodzietnej,

- orzeczenia o stopniu niepełnosprawności dziecka,

Jeśli przedstawione dokumenty potwierdzą niezgodność danych, przyjmuje się, że dane kryterium nie jest spełnione, a wniosek podlega obowiązkowej aktualizacji. Taka sama procedura obowiązuje w przypadku nieprzedstawienia dokumentów.

15. W przypadku zakwalifikowania dziecka do opieki żłobkowej rodzic przed podpisaniem umowy składa oświadczenie zawierające dane o stanie zdrowia -karta informacyjna dziecka , stosowanej diecie i rozwoju psychofizycznym dziecka.
16. Dyrektor lub upoważniony pracownik po przyjęciu dziecka do żłobka dokonuje zmiany w systemie naboru elektronicznego statusu wniosku z „AKTYWNY" na „PRZYJĘTY".
17. W przypadku braku możliwości skontaktowania się z rodzicem w ciągu pięciu następujących po sobie dniach roboczych od dnia stwierdzenia przez Dyrektora ( pracownika administracji Żłobka) błędnego podania danych, zawartych we wniosku lub braku ich aktualizacji, w dowolnej, udokumentowanej formie (za pomocą telefonu, wiadomości e-mail), wniosek jest usuwany z systemu elektronicznego naboru.
18. W przypadku rezygnacji z opieki żłobkowej, rodzic zobowiązany jest do niezwłocznego usunięcia wniosku z systemu elektronicznego naboru lub pisemnego poinformowania o rezygnacji Dyrektora Żłobka lub upoważnionego pracownika, który usuwa wniosek z systemu.
19. W przypadku przesunięcia oczekiwanej daty przyjęcia lub zmiany innych danych, rodzic zobowiązany jest do niezwłocznej aktualizacji wniosku w systemie elektronicznego naboru i poinformowania o sytuacji Dyrektora Żłobka lub upoważnionego pracownika.
20. Zasady naboru na wolne miejsca określa Statut Żłobka Miejskiego w Chorzowie.

• Zapisy odbywają się odrębnie dla każdej z dwóch lokalizacji Żłobka, poprzez elektroniczny system naboru, przez cały rok, w miarę posiadania wolnych miejsc, zgodnie z kolejnością zgłoszeń z zastrzeżeniem pkt. 2) i 3)
• W przypadku, gdy liczba dzieci zgłoszonych do przyjęcia przekracza liczbę miejsc,
  Żłobek w pierwszej kolejności przyjmuje dzieci rodziców będących mieszkańcami Chorzowa, pracujących zawodowo, uczących się lub studiujących w trybie dziennym, spełniających przynajmniej jedno kryterium niezbędne do zastosowania preferencji, tj. zgłaszających do przyjęcia:
  1. dziecko z rodziny wielodzietnej (troje lub więcej dzieci wychowywanych
     w rodzinie),
  2. dziecko niepełnosprawne - posiadające orzeczenie o niepełnosprawności,
• W przypadkach związanych z trudną sytuacją rodzinną lub losową, potwierdzoną przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Chorzowie, uniemożliwiającą zapewnienie dziecku opieki przez rodziców lub opiekunów prawnych, może ono zostać przyjęte poza kolejnością,
• Dzieci przyjmowane są do odpowiednich wiekowo, zgodnych z etapem rozwoju psychofizycznego, grup żłobkowych.

Za spełnienie wyżej wymienionych kryteriów wnioski otrzymują punkty zgodnie z tabelą Kryteriów naboru do Żłobka Miejskiego w Chorzowie – Załącznik nr 1 do regulaminu zapisów

21. Żłobek Miejski w Chorzowie na podstawie informacji o przyjęciu pod opiekę przedszkolną (wypis 31 sierpnia), złożonych przez rodziców do dnia 30 maja danego roku kalendarzowego oraz na podstawie analizy przekroju wiekowego dzieci, będących już podopiecznymi Żłobka, ustala przewidywaną liczbę wolnych miejsc w poszczególnych grupach wiekowych, na nowy rok szkolny od dnia 1 września każdego roku.

Sposób, tryb publikacji w tym informacje na temat dzieci przyjętych, będą każdorazowo opublikowane – zgodnie z przepisami regulującymi ochronę danych osobowych – w informacji zamieszczonej na stronie internetowej żłobka https://chorzow.zlobki.org.pl/ogłoszenia i jednocześnie na tablicy ogłoszeń w każdej z lokalizacji Żłobka.

22. Przyjęcia dzieci w trakcie roku kalendarzowego na wolne miejsca, powstałe w wyniku wypisu, będą realizowane zgodnie z postanowieniami § 2 ust.11 – 12 niniejszego regulaminu.
23. Ze względu na możliwość składania wniosków w trybie całorocznym oraz okresową aktualizację wniosków, przeprowadzaną w oparciu o ustalone kryteria o wskazanej wartości punktowej, możliwa jest zmiana miejsca wniosku na liście oczekujących (przesunięcie na wyższą bądź niższą pozycję w zależności od wartości punktowej wynikającej z aktualnej sytuacji składającego wniosek).

• 3. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Sprawy sporne dot. funkcjonowania systemu zapisu elektronicznego będą rozstrzygane przez Dyrektora w terminie do dwóch tygodni od dnia wpływu pisemnej informacji, przekazanej Dyrekcji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie pisemnej na adres administracji Żłobka.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy z dnia 4 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (tekst jednolity Dz. U. 2021 poz. 75 z późniejszymi zmianami) oraz statut Żłobka Miejskiego w Chorzowie.
3. Zmiany do Regulaminu będą każdorazowo ogłaszane w sposób zwyczajowo przyjęty w Żłobku Miejskim w Chorzowie na stronie internetowej chorzow.zlobki.org.pl
4. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 22 lutego 2021 roku.

Załącznik nr 1 do Regulaminu elektronicznych

zapisów do Żłobka Miejskiego w Chorzowie(Z.D.Ż 24/2018)

Kryteria naboru do Żłobka Miejskiego w Chorzowie

Żłobek Miejski zwraca uwagę, że ze względu na możliwość składania wniosków w trybie całorocznym oraz okresową aktualizację wniosków, przeprowadzaną w oparciu o ustalone kryteria, możliwa jest zmiana miejsca wniosku na liście oczekujących (przesunięcie na wyższą bądź niższą pozycję w zależności od wartości punktowej).

Żłobek Miejski przyjmuje dzieci zgodnie z pozycją wynikającą z listy oczekujących, przy uwzględnieniu wolnych miejsc w danej grupie wiekowej (do przyjęcia będzie zakwalifikowany wniosek o największej sumie punktowej w danej grupie wiekowej złożony zgodnie z kolejnością zgłoszeń).

Uwaga:

Rodzic jest zobowiązany złożyć oświadczenie o prawdziwości i zgodności ze stanem rzeczywistym danych zawartych we wniosku, pod rygorem usunięcia wniosku z systemu elektronicznego naboru.