Żłobek Miejski w Chorzowie

Regulamin Elektronicznych Zapisów do Żłobka Miejskiego w Chorzowie

ŻM. 0210.19.2026.BK

Zarządzenie Nr 19/2026

Dyrektora Żłobka Miejskiego w Chorzowie

z dnia 14 września 2026 r.

w sprawie wprowadzenia  nowego Regulaminu elektronicznych zapisów do Żłobka Miejskiego w Chorzowie

• 1

Z dniem 14 września 2026 wprowadza się zmieniony Regulamin elektronicznych zapisów  do Żłobka Miejskiego w Chorzowie stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia.

• 2

Traci moc Zarządzenie Nr 24/2018 Dyrektora Żłobka Miejskiego w Chorzowie z dnia 2 października  2018 r.

• 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 14 września 2026 r.

Załącznik nr 1 do zarządzenia 19/2026 Dyrektora Żłobka Miejskiego w Chorzowie

Regulamin elektronicznych zapisów do Żłobka Miejskiego w Chorzowie

• 1. DEFINICJE

Terminy użyte w Regulaminie oznaczają:

1. System elektronicznego naboru - platforma elektroniczna wspomagająca procedurę zapisu dziecka do Żłobka Miejskiego, umożliwiająca składanie wniosków w trybie całorocznym, porządkująca jednocześnie składane wnioski w oparciu o ustalone, zgodnie ze statutem Żłobka Miejskiego w Chorzowie, kryteria, stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu, a także o datę złożenia wniosku.
2. Wniosek - dokument sporządzony w formie elektronicznej, składany za pomocą systemu elektronicznego naboru przez rodzica/opiekuna prawnego, zawierający:
3. a) imię, nazwisko, datę urodzenia oraz numer PESEL dziecka,
4. b) imiona i nazwiska oraz numer PESEL rodziców a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL (osoby nie posiadające polskiego obywatelstwa) – daty urodzenia,
5. c) adres miejsca zamieszkania rodziców i dziecka,
6. d) adres do korespondencji (jeśli jest inny niż adres zamieszkania),
7. e) miejsce pracy rodziców lub miejsce pobierania nauki w szkole lub szkole wyższej przez rodziców - o ile pracują lub pobierają naukę,
8. f) dane kontaktowe rodziców/opiekuna prawnego dziecka (telefon stacjonarny, telefon komórkowy, adres poczty elektronicznej - e-mail),
9. g) wypełnioną tabelę kryteriów punktowych,
10. i) zgodę na przetwarzanie przez Żłobek danych, o których mowa we wniosku wyłącznie w związku z rekrutacją oraz w zakresie i w celu zapewnienia dziecku prawidłowej opieki,
11. j) oświadczenie o prawdziwości i zgodności ze stanem rzeczywistym danych zawartych we wniosku, pod rygorem usunięcia wniosku z systemu elektronicznego naboru.
12. Żłobek - Żłobek Miejski wraz z Filią Żłobka Miejskiego w Chorzowie z siedzibą główną przy ul. Pocztowej 3, działający na podstawie statutu uchwalonego Uchwałą Rady Miasta Chorzów Nr XLVIII/944/14 z dnia 28 sierpnia 2014 roku w sprawie ustalenia statutu Żłobka Miejskiego w Chorzowie z późniejszymi zmianami oraz regulaminu organizacyjnego.
13.  Administrator –Żłobek Miejski w Chorzowie jest jednocześnie administratorem podanych danych osobowych.
14. Dyrektor - osoba kierująca i zarządzająca Żłobkiem, zatrudniana przez Prezydenta Miasta Chorzów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
15. Rodzic - oznacza również opiekuna prawnego dziecka
16. Administracja Żłobka – oznacza, stosownie do jednej z dwóch lokalizacji, biuro znajdujące się w pod adresem:

1. a) ul. Pocztowa 3 w Chorzowie – Siedziba Główna – Centrum
2. b) ul. J. Kochanowskiego 18 w Chorzowie – Fila Żłobka – Batory

• 2. Klauzula informacyjna
• Przystępując do zapisania dziecka w systemie Rodzic wyraża zgodę na przetwarzanie podanych danych osobowych w procesie rekrutacji do Żłobka Miejskiego w Chorzowie.
• W związku z przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z  art. 13 ust.1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 przekazuje się następujące informacje:

1. Administratorem przedstawionych danych osobowych jest Żłobek Miejski w Chorzowie, ul. Pocztowa 3, 41-500 Chorzów, telefon: 660 771 339
2. Inspektorem ochrony danych w Żłobku Miejskim w Chorzowie jest  Pan Tobiasz Brachaczek  iod@mamrodo.pl
3. Przedstawione dane osobowe przetwarzane są w celu rekrutacji na wolne miejsca w Żłobku Miejskim wraz z Filią Żłobka Miejskiego w Chorzowie, na podstawie obowiązujących przepisów prawa w celu realizacji zadań w interesie publicznym wynikających z ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dzieckiem do lat 3 ( tekst jednolity  U. 2021 poz. 75 z późniejszymi zmianami) oraz Statutu Żłobka Miejskiego w Chorzowie uchwalony  Uchwałą Nr XLVIII/944/14 Rady Miasta Chorzów.
4. Przedstawione dane osobowe nie będą udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych za wyjątkiem przypadków, kiedy zasadność udostępniania wynika z przepisów prawa. Dane mogą być jednak przekazywane innym podmiotom zapewniającym obsługę administracyjną, techniczną i informatyczną, lub realizującym inne zadania na zlecenie Administratora. Przekazanie danych realizowane będzie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania, a podmioty przetwarzające mogą je przetwarzać jedynie na polecenie Administratora, co należy rozumieć w ten sposób, że nie są uprawnione do przetwarzania tych danych we własnych celach.
5. Przedstawione dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt c, lecz nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji. 
6. Rodzic posiada prawo do: dostępu do treści udostępnionych przez siebie danych i ich poprawiania, sprostowania, wniesienia sprzeciwu.
7. Rodzicowi przysługuje prawo wniesienia skargi do  Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych jest niezgodne z prawem tzn. przeznaczeniem.
8. Decyzje dotyczące przeprowadzenia oraz rozstrzygnięcia procesu rekrutacji nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
9. Podanie danych osobowych jest warunkiem uczestniczenia w procesie rekrutacji do żłobka. Rodzic jest zobowiązany do podania danych określonych w systemie elektronicznych zapisów, a konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości uczestniczenia w procesie rekrutacji do Żłobka Miejskiego w Chorzowie.

• 3. PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKÓW

1. Wniosek może zostać złożony wyłącznie w imieniu dziecka posiadającego nadany nr PESEL.
2. Zgłaszający jest zobowiązany do posiadania adresu e-mail, na który system przesyła automatycznie, wszystkie informacje dotyczące o zmianach dokonanych we wniosku.
3. Zapisy odbywają się odrębnie dla każdej z dwóch lokalizacji Żłobka, poprzez elektroniczny system naboru. Wnioski składane są do jednej, wybranej lokalizacji Żłobka. Przeniesienie wniosku z jednej lokalizacji do drugiej może nastąpić jednokrotnie, wyłącznie na pisemną prośbę składającego wniosek. Zmiany dokonuje upoważniony pracownik żłobka.
4. Przed wypełnieniem wniosku Rodzic składa oświadczenie, że zapoznał się  przepisami niniejszego regulaminu i w całości je akceptuje.
5. Wnioski składane są wyłącznie za pomocą Systemu elektronicznych zapisów do Żłobka   Miejskiego w Chorzowie.

6. Na potwierdzenie złożenia wniosku, system elektronicznego naboru wysyła wiadomość email z linkiem weryfikacyjnym na podany we wniosku adres poczty elektronicznej, który należy potwierdzić celem zakończenia pierwszego etapu procedury rejestracyjnej. Wniosek otrzymuje wtedy status „NIEZWERYFIKOWANY E-MAIL"

1.  Brak potwierdzenia linku weryfikacyjnego w terminie do 7 dni kalendarzowych od daty wprowadzenia danych jest jednoznaczny z nieprawidłowym przeprowadzeniem procesu rejestracyjnego, co w konsekwencji może skutkować usunięciem wniosku z systemu elektronicznego naboru.
2. Po otrzymaniu potwierdzenia – zweryfikowanie wiadomości e – mail – wniosek  otrzymuje status: "AKTYWNY" i zostaje zakwalifikowany do systemu elektronicznego naboru.
3. Po złożeniu wniosku, system elektronicznego naboru automatycznie dokonuje przyporządkowania wniosku do właściwej lokalizacji żłobka, określając jednocześnie pozycję, na której został zakwalifikowany dany wniosek. UWAGA! Zapisane w systemie dzieci, które nie ukończyły 5 miesiąca życia, pojawią się na liście oczekujących, dopiero po osiągnięciu tego wieku.
4. Miejsce na liście do przyjęcia, określa informacja „Miejsce w kolejce z uwzględnieniem grupy wiekowej”.
5. Po wprowadzaniu numeru PESEL dziecka i unikalnego hasła zabezpieczającego, Rodzic, może na bieżąco śledzić pozycję dziecka na liście oczekujących.
6. W przypadku utraty (zapomnienia) hasła, system elektronicznego naboru umożliwia odzyskanie hasła po wprowadzeniu numeru PESEL dziecka oraz podaniu adresu e-mail, na który zostanie przesłany link umożliwiający ponowne wygenerowanie hasła i zalogowanie się do systemu.

• 4. PROCEDURA PRZYJĘCIA DZIECKA DO ŻŁOBKA

1. Przyjęcia odbywają się przez cały rok, w miarę posiadania wolnych miejsc, zgodnie z kolejnością zgłoszeń z uwzględnieniem uzyskanych w systemie punktów.
2. Dzieci przyjmowane są do odpowiednich wiekowo, zgodnych z etapem rozwoju psychofizycznego, grup żłobkowych
3. Po zakwalifikowaniu wniosku do przyjęcia, system automatycznie wysyła informację o przyjęciu na podany email.
4. W następnej kolejności, na podany adres email, upoważniony pracownik żłobka wysyła informację o wymaganej do przyjęcia dokumentacji, terminie oraz miejscu dostarczenia dokumentów.
5. Po wysłaniu wiadomości email, wyznaczony pracownik potwierdza telefonicznie, że wiadomość o przyjęciu dotarła do rodzica.
6. W przypadku gdy rodzic, nie dostarczy wymaganych dokumentów w wyznaczonym terminie, nie skontaktuje się i nie odpowie na kontakt ze strony żłobka, wniosek otrzymuje status „ODRZUCONY”.
7. Rodzica informuje się o odrzuceniu, za pomocą wiadomości email a następnie usuwa go się z systemu elektronicznego naboru. W takim przypadku rozpatruje się do przyjęcia kolejny wniosek z listy oczekujących.
8. W przypadku rezygnacji rodzica z przyznanego miejsca (wiadomość email) wnioskowi również nadaje się status „ODRZUCONY”, usuwa się go  z systemu i rozpatruje się kolejny wniosek z listy.
9. Zestawienie wymaganych dokumentów:
10. - wydruk złożonego w systemie z podpisami obojga rodziców (lub jednego w przypadku samotnego rodzicielstwa)
11. zaświadczenie o zameldowaniu w Chorzowie.
12. jeśli dotyczy wnioskującego - zaświadczenie rodziców o zatrudnieniu, odbywaniu nauki w trybie dziennym, poświadczenie kryterium rodzina wielodzietna, poświadczenie kryterium zgłoszenia dziecka z niepełnosprawnością – dodatkowe punkty dla wniosku
13. W przypadku kiedy liczba oczekujących przewyższa liczbę miejsc do obsadzenia, pierwszeństwo w przyjęciu do żłobka mają:
14. – dzieci rodziców pracujących lub rodziców uczących się w trybie dziennym. W takim przypadku rodzice dostarczają również  zaświadczenia o zatrudnieniu,  o pracy w trybie umowy zlecenia lub zaświadczenie ze szkoły o pobieraniu nauki w trybie dziennym.
15. – status rodziny wielodzietnej – określa się na podstawie dostarczonych aktów urodzenia dwojga dzieci (oprócz zgłaszanego pod opiekę żłobka),
16. – orzeczenia o niepełnosprawności dziecka,
17. – w przypadkach związanych z trudną sytuacją rodzinną lub losową, potwierdzoną przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Chorzowie, uniemożliwiającą zapewnienie dziecku opieki przez rodziców lub opiekunów prawnych, może ono zostać przyjęte poza kolejnością.
18. Za spełnienie wyżej wymienionych kryteriów wnioski otrzymują punkty zgodnie z tabelą Kryteriów naboru do Żłobka Miejskiego w Chorzowie – Załącznik nr 1 do regulaminu zapisów jeśli przedstawione dokumenty potwierdzą niezgodność danych oraz w przypadku nieprzedstawienia dokumentów, przyjmuje się, że dane kryteria nie są spełnione i wniosek może zostać odrzucony.
19. W przypadku zakwalifikowania dziecka do opieki żłobkowej, rodzic przed podpisaniem umowy składa oświadczenia zawierające: dane o stanie zdrowia - karta informacyjna dziecka, stosowanej diecie(ograniczenia dietetyczne potwierdza się zaświadczeniem lekarskim z informacją o produktach spożywczych zabronionych lub do ograniczenia podaży), rozwoju psychofizycznym dziecka oraz oświadczenia o zapoznaniu się z wybranymi aktami wewnętrznymi żłobka.
20. Po zakwalifikowaniu dziecka do przyjęcia, upoważniony pracownik dokonuje zmiany w systemie naboru elektronicznego statusu wniosku z „AKTYWNY" na „PRZYJĘTY".
21. W przypadku rezygnacji z opieki żłobkowej, rodzic telefonicznie lub pisemnie (email) informuje żłobek. Przyjęcie rezygnacji telefonicznej potwierdza się wiadomością email do rodzica.
22. Rodzic może wnioskować o przesunięcie terminu przyjęcia. W takim przypadku upoważniony pracownik zmienia oczekiwaną datę przyjęcia dziecka – zgodnie z prośbą rodzica oraz przywraca wniosek do systemu zmieniając status wniosku z PRZYJĘTY na AKTYWNY. Fakt zmiany potwierdza notatką w uwagach do wniosku.
23. Zasady naboru na wolne miejsca określa Statut Żłobka Miejskiego w Chorzowie.
24. Na podstawie analizy wieku podopiecznych żłobka, na potrzeby Naboru głównego, do dnia 31 maja każdego roku, określa się liczbę wolnych miejsc w poszczególnych grupach wiekowych, po przejściu najstarszej grupy dzieci pod opiekę przedszkola od 1 września roku bieżącego.
25. Informacje o osobach z kwalifikowanych do przyjęcia są na bieżąco publikowane – z uwzględnieniem przepisów, regulującymi ochronę danych osobowych – w formie informacji zamieszczonej na stronie internetowej żłobka https://chorzow.zlobki.org.pl/ogłoszenia  oraz  na tablicy ogłoszeń w każdej z lokalizacji Żłobka.
26. W przypadku rezygnacji z miejsca w żłobku, przesunięcia oczekiwanego terminu przyjęcia, bądź na skutek nie spełnienia kryteriów naboru a także w trakcie roku,  na wolne miejsca, powstałe na skutek wypisu dzieci przeprowadza się  Nabór uzupełniający.
27. Nabór uzupełniający odbywa się zgodnie z postanowieniami ujętymi w § 4.
28. Ze względu na możliwość składania wniosków w trybie całorocznym oraz okresową aktualizację wniosków, przeprowadzaną w oparciu o ustalone kryteria o wskazanej wartości punktowej, możliwa jest zmiana miejsca wniosku na liście oczekujących (przesunięcie na wyższą bądź niższą pozycję w zależności od wartości punktowej wynikającej z aktualnej sytuacji składającego wniosek).

• 5. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Sprawy sporne dot. funkcjonowania systemu zapisu elektronicznego będą rozstrzygane przez Dyrektora w terminie do dwóch tygodni od dnia wpływu pisemnej informacji, przekazanej Dyrekcji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie pisemnej na adres administracji Żłobka.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy z dnia 4 lutego 2011 roku o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (tekst jednolity Dz. U. 2021 poz. 75 z późniejszymi zmianami) oraz statut Żłobka Miejskiego w Chorzowie.
3. Zmiany do Regulaminu będą każdorazowo ogłaszane w sposób zwyczajowo przyjęty w Żłobku Miejskim w Chorzowie na stronie internetowej chorzow.zlobki.org.pl
4. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 14 września 2026 rok

Załącznik nr 1 do Regulaminu elektronicznych zapisów do Żłobka Miejskiego w Chorzowie
 (Zarządzenie Dyrektora Żłobka Miejskiego w Chorzowie 19/2026)

Kryteria naboru do Żłobka Miejskiego w Chorzowie

Żłobek Miejski zwraca uwagę, że ze względu na możliwość składania wniosków w trybie całorocznym oraz okresową aktualizację wniosków, przeprowadzaną w oparciu o ustalone kryteria, możliwa jest zmiana miejsca wniosku na liście oczekujących (przesunięcie na wyższą bądź niższą pozycję w zależności od wartości punktowej).

Żłobek Miejski przyjmuje dzieci zgodnie z pozycją wynikającą z listy oczekujących, oczekiwaną datą przyjęcia, przy uwzględnieniu wolnych miejsc w danej grupie wiekowej (do przyjęcia będzie zakwalifikowany wniosek o największej sumie punktowej w danej grupie wiekowej złożony zgodnie z kolejnością zgłoszeń).

Uwaga:

Rodzic jest zobowiązany złożyć oświadczenie o prawdziwości i zgodności ze stanem rzeczywistym danych zawartych we wniosku, pod rygorem usunięcia wniosku z systemu elektronicznego naboru.